I. Introdução: O módulo Editor de Regras de Comissão é um sistema acessório do software SACS (Sistema Administrativo para Corretoras de Seguros) que destina-se a pré-determinar as margens de comissão de corretagem afim de obter os seguintes benefícios:
- Padronização das políticas comerciais;
- Eliminação de erros cadastrais das margens de comissionamento;
- Mais agilidade no cadastramento de apólices;
- Maior privacidade sobre a receita da empresa;
Resumindo, vamos parametrizar as condições comerciais para que os usuários não tenham que estar lembrando o tempo todo de qual comissão a corretora tem a receber e a pagar.
Todas as parametrizações definidas neste módulo acessório serão atribuídas aos contratos de seguro cadastrados no sistema SACS. Esta interface pode ocorrer de 2 duas maneiras.
1. Seguros de Automóvel – cujo cálculo tenha sido feito através do sistema MultiCálculo. Neste caso, no momento em que o usuário transforma o cálculo em proposta de seguro, ele deve informar a unidade de produção.
Transformação do Cálculo em Proposta - Definindo a Unidade de Produção
2. Seguros de Ramos Elementares – no momento da digitação da proposta ou apólice, na tela CAPA DO DOCUMENTO, o usuário irá selecionar a unidade de produção. Vamos utilizar esta opção para controle de seguros de automóvel nas corretoras que optaram por adquirir só o módulo administrativo (SACS - Sistema Administrativo para Corretoras de Seguros) e não o MultiCálculo (MagiCálculo).
Digitação da Capa do Documento - Definindo a Unidade de Produção
Observe que também podemos utilizar a forma acima (inclusão de contrato) para os seguros de automóveis que não foram calculados pelo usuário.
II – Glossário: Abaixo apresentamos os conceitos importantes para estabelecimento das regras de comissionamento.
- Regras de Comissão: Conjunto de parâmetros definidos conforme as condições comerciais acordadas entre a corretora e as seguradoras e também entre a corretora e seus prepostos.
- Regras de Pagamento: Serve para estabelecer as formas como a corretora recebe a comissão das seguradoras (exemplo: pagamento do seguro em 4 parcelas, pagamento da comissão à vista) e também a forma de pagamento das comissões aos produtores.
- Protocolos: A finalidade do protocolo é associar produtores às regras de comissão.
- Unidade de Produção: Sinônimo de protocolo (termo utilizado nas telas do software SACS).
- Regras de Contigência: Será a última regra a ser aplicada, quando nenhuma das regras anteriores atender ao contrato de seguro em questão.
III. Definições Prévias: As regras devem ser definidas em conjunto com os responsáveis das áreas comercial e financeira da corretora. Em um primeiro momento o consultor de implantação deve criar as regras de maior impacto para a corretora, ou seja, aquelas que englobam o maior volume de produção. Para facilitar a criação das regras é preciso avaliar todas as tratativas comerciais que a corretora mantém com seus parceiros de negócios (seguradoras e produtores ou vendedores).
O passo inicial é fazer uma entrevista com os responsáveis pelas áreas comercial e de baixa de comissões anotando os seguintes pontos.
• Quais são as comissões em cada seguradora por modalidade (auto, RD, etc.). Não se preocupar com seguros de vida, saúde, transporte e previdência neste momento.
• Conferir se as margens de comissão são diferentes para seguros novos e renovações.
• Conferir se há diferenciação de comissionamento para seguros de pessoas físicas e jurídicas.
• Verificar se há grupos de afinidade com condições diferenciadas em algumas seguradoras e anotar as margens de comissões para todos estes grupos em todas as seguradoras.
• Verificar e confirmar junto aos extratos de comissão a forma como cada seguradora paga as comissões em função do parcelamento.
Exemplo: pagamento do seguro em até 4 parcelas = comissão à vista (antecipada).
• Verificar a forma de pagamento dos produtores, checando se há uma regra única; ou se há exceções atreladas a desempenho ou interesses comerciais da corretora.
• Verificar se há faixas escalonadas de porcentagem de comissão paga associada ao valor do prêmio líquido da apólice.
• Verificar se há faixas de porcentagem de comissão paga associadas às metas de produção.
Após o levantamento acima, pode-se iniciar a parametrização do sistema no módulo Editor de Regras de Comissão.
III. Procedimentos: Abra o Windowns Explorer e execute o arquivo "C:\Arquivos de programas\Sistemas Lavoro\EditorRegras.EXE". Já que inicialmente este módulo será muito acessado, é interessante criar um ícone na área de trabalho
Escolha a opção "Regras" e "Regras de Comissão" logo que o aplicativo for aberto. Em seguida clique no botão "Incluir" e digite o nome da regra de comissão no campo "Descrição" (exemplo: POLITICA DE RECEBIMENTO DE COMISSAO) conforme a figura abaixo.
Opção: Regras / Regras de Comissão / Incluir / OK
Inicialmente deverão ser criadas 2 políticas – uma para a corretora e outra para os produtores. Cada política poderá ter diversas regras.
Vamos tomar como exemplo, o caso em que a corretora tenha uma condição especial na seguradora Tokio Marine que é comissão de 35%.
Tela com o Exemplo das Regras de Comissão da Tokio Marine Seguradora
Após salvar as regras de comissão da Tokio Marine Seguradora, o usuário deverá clicar no botão "Salvar" e logo em seguida em "Novo" para ter acesso a tela de definição das demais seguradoras que irão compor a política de recebimento de comissão.
Tela Final da Política de Recebimento de Comissão
Como se vê no exemplo acima criamos uma regra para as 14 principais seguradoras do mercado, mas, cada corretora só precisa criar as regras com as seguradoras com as quais atua. Via de regra, são necessárias diversas regras para compor todas as situações existentes e a corretora pode ou não optar pela regra de contigência, que seria a regra utilizada quando nenhuma das regras anteriores atender ao contrato de seguro em questão.
Dica: Você pode usar o botão copiar das telas do editor de regra para duplicar qualquer regra criada. Com isso você economiza tempo transferindo os parâmetros sempre que precisar criar uma regra semelhante a uma já existente.
Vamos agora criar a POLÍTICA DE PAGAMENTO DE COMISSÃO. Para isso você deverá clicar no botão INCLUIR para criar a 2ª política, referente ao pagamento de comissões.
Opção: Regras / Regras de Comissão / Incluir / OK
Vamos seguir o mesmo procedimento utilizado para definição das Regras da Corretora, tomando como base as respostas da entrevista com os gestores da corretora. Vejamos o exemplo de uma corretora que comissiona sua equipe interna com um percentual fixo sobre os seguros renovados da produção própria.
Configuração de Pagamento de Comissão de 3% sobre a Comissão da Corretora
Com a configuração do comissionamento que a corretora tem com cada seguradora e com sua equipe interna concluido, vamos definir a forma de pagamento das comissões a receber das seguradoras e a pagar aos produtores/vendedores, tendo sempre por base a forma de pagamento que o segurado optou junto a seguradora no fechamento do negócio.
Regras / Regras de Pagamento / Incluir / OK / Novo
Logo após clicar em OK na tela acima, clique no botão "Novo" para que possamos incluir a primeira regra de recebimento de comissão, isto é, a forma de pagamento que a corretora vai receber comissão de determinada seguradora (no exemplo a Itaú Seguros), tendo por base a forma de pagamento que o segurado optou em pagar o seguro.
Tela Exemplo da Itaú Seguros
Note que de acordo com o exemplo acima definimos que a comissão dos seguros de automóveis fechados com a Itaú Seguros em 4 parcelas, serão pagas em uma parcela no prazo de 12 dias.
Tela Exemplo 2 da Itaú Seguros
Note que de acordo com este novo exemplo da regra de pagamento acima, definimos que a comissão dos seguros de automóveis fechados com a Itaú Seguros em 5 parcelas, serão pagas em 2 parcelas com prazo para a primeira parcela em 30 dias. Caso a seguradora não pague a primeira parcela da comissão em 30 dias será exibido a pendência no relatório de comissões atrasadas. Outro aspecto importante é que quando a primeira parcela for paga, o sistema baixa o valor da comissão paga e transfere o saldo devedor para a segunda parcela.
Agora vamos fazer a configuração da quantidade de parcelas que a corretora repassa aos produtores/vendedores, tendo por base a forma de pagamento que o segurado optou no fechamento do negócio.
Regras / Regras de Pagamento / Incluir
Exemplo Forma para Repasse Comissão aos Produtores - Porto Seguro
No exemplo acima configuramos que as comissões pagas aos produtores dos seguros fechados com a Porto Seguro em 4 parcelas, serão realizadas a vista.
Exemplo 2 Forma para Repasse Comissão aos Produtores - Porto Seguro
Neste outro exemplo de configuração definimos que as comissões pagas aos produtores dos seguros fechados com a Porto Seguro em 5 parcelas, serão pagas também em 5 parcelas, sendo a primeira parcela paga antecipadamente.
Uma vez definida o percentual de comissão que a corretora tem a receber de cada seguradora e de sua equipe interna (se houver), definido também a forma de pagamento das comissões a receber (seguradoras) e a pagar (produtores/vendedores) de acordo com a negociação entre segurado e seguradoras (forma de pagamento), vamos ao passo final que é a definição dos protocolos. É o que chamamos de "GERENCIAMENTO DE PROTOCOLOS". Com ele vamor informar ao sistema os dados finais para que ele automatize o controle das comissões a receber e a pagar.
Vamos tomar como exemplo a definição do que a corretora tem a receber das Seguradoras digitadas logo no início da configuração do Editor de Regras de Comissionamento. No primeiro momento não vamos nos preocupar em como ela paga esta comissão (equipe interna ou produtor).
Protocolo / Gerenciamento de Protocolo / Incluir / Digite o Nome
Após a confirmação da inclusão acima, dê um duplo clique no produtor "000000" que por padrão é a própria corretora de seguros. Teremos em seguida a tela abaixo:
Tela de Configuração do Recebimento de Comissão das Seguradoras
O próximo passo é informar ao sistema qual a Regra de Comissão e a de Pagamento correspondente clicando na seta a direita das opções. Após a escolha teremos a seguinte tela:
Tela Final do Protocolo para as Comissões a Receber
Pronto! O protocolo para o recebimento de comissões está concluído. Pode parecer difícil, mas, basicamente o processo se resume nas seguintes etapas:
1 - Definição de quanto cada seguradora paga de comissão a corretora em percentual (Regra de Comissão);
2 - Definição de que forma (em quantas parcelas) a seguradora paga a comissão a corretora tomando por base como o segurado fechou negócio com a seguradora (Regra de Pagamento);
3 - Ligação das estapas 1 (percentual de comissão) e 2 (quantidade de parcelas) na rotina de Protocolo.
Para definir como a corretora paga comissão a equipe interna e aos produtores seguimos a mesma lógica do controle de recebimento de comissão. Vamos começar exibindo as telas para o controle de produção própria:
Definição do PGTO Comissão - Produção Própria - Renovação a Equipe Interna
Observe que a rotina acima é semelhante a definição das comissões a receber por seguradora, a diferença é que a Forma de Repasse da equipe interna é sobre a Comissão da Corretora (não sobre o prêmio líquido) e só precisamos realizar a configuração de apenas um registro, enquanto na definição do recebimento das seguradoras tivemos que criar um registro para cada seguradora.
Agora vamos informar a forma de pagamento para a equipe interna:
Regras / Regras de Pagamento / Incluir
Tela de Definição da Comissão a Pagar da Equipe Interna - Itaú Seguros
Observe que no caso acima a equipe interna receberá a comissão em uma parcela caso o segurado tenha fechado negócio com a seguradora em 3 parcelas. Este procedimento deverá se repetir para todas as formas de pagamento da seguradora do exemplo (Itaú Seguros) e para as demais seguradoras com as quais a corretora mantém relações comerciais.
Agora que já configuramos as comissões a receber das seguradoras e a pagar da equipe interna, vamos definir as comissões a pagar aos produtores externos. Observe que o processo é bem semelhante aos anteriores (comissão a receber e a pagar a equipe interna). Primeiramente vamos definir o comissionamento dos produtores em cada seguradora:
Regras / Regras de Comissão / PGTO de Comissão / Novo
No exemplo acima estamos informando que a corretora paga 20% de comissão para seguros de automóveis fechados na Bradesco Seguros. Devemos fazer o mesmo procedimento para as demais seguradoras. Caso a corretora trabalhe com grupos de produtores (exemplo: Produtor ouro, prata e bronze.) diferenciar o percentual de comissionamento de acordo com o grupo ao qual pertence, devemos criar a regra de comissão para cada um destes grupos.
O próximo passo é informar a forma de pagamento a estes produtores (quantidade de parcelas de pagamento da comissão) de acordo com a condição comercial que o segurado tenha fechado com a seguradora).
Regras / Regras de Pagamento / Incluir / Novo
No exemplo acima estamos informando ao sistema que a comissão a pagar do seguro fechado na Bradesco Seguros será paga à vista caso o segurado tenha optado em pagar seu seguro em 4 parcelas. Devemos repetir este procedimento para todas as formas de pagamento da Bradesco Seguro e para as demais seguradoras com as quais a corretora mantém relações comerciais.
O que fizemos até aqui para agilizar o pagamento das comissões foi simplesmente informar qual o percentual de comissionamento que a corretora paga ao produtor de acordo com a seguradora e a quantidade de parcelas do pagamento de acordo com a forma de pagamento do segurado para com a corretora. Para finalizar a parametrização do pagamento de comissão aos produtores, basta que façamos a ligação entre estas duas opções no controle de protocolos.
Protocolo / Gerenciamento de Protocolos / Incluir
Agora basta criar uma protocolo para cada produtor que atua em sua corretora, informando sempre qual a Regra de Comissão e Pagamento da corretora e do produtor em questão.
Pronto! Finalmente automatizamos as regras de comissão, agora é só revisar o que foi digitado através de testes e colocar o sistema em produção.
IV – Considerações Finais: Neste momento a política de comissões já está definida e todos os contratos registrados no sistema seguirão estas definições para gerar os lançamentos de comissões a receber e a pagar, bem como a forma de quitação – à vista ou parceladamente. É provável que na prática, alguns ajustes nas regras se mostrem necessários, este fato ocorrerá se durante as entrevistas com os gestores comercial e financeiro algumas situações não forem relatadas, mas, o sistema poderá ser ajustado a medida que as novas tratativas não consideradas inicialmente surgirem com o decorrer do uso do sistema.
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